Les Supply Chain dan Distribusi di Surabaya

Apa yang dipelajari di les supply chain dan distribusi

Barang yang menumpuk di gudang adalah uang yang sudah keluar dan belum kembali. Selama dus itu diam di rak, ia menagih sewa tempat, listrik, tenaga penjaga, dan bunga atas modal yang terpakai membelinya. Rak yang kosong saat pembeli datang menagih hal lain: penjualan yang sudah di depan mata menguap, dan pembeli itu belum tentu kembali pekan berikutnya. Setiap keputusan pemesanan duduk di antara dua kerugian tersebut.

Kelas privat ini melatih cara menakar jarak antara keduanya memakai angka yang sudah Anda punya. Catatan penjualan tiga bulan terakhir, kartu stok yang tergantung di rak, dan daftar pemasok berikut tanggal kirimnya sudah cukup untuk memulai hitungan pertama.

Surabaya menajamkan penakaran itu. Kota ini pintu keluar masuk barang bagi wilayah timur Indonesia, dan pergudangan menyebar di pinggiran seperti Asemrowo, Tandes, dan Benowo, lalu menyeberang ke Waru serta Gedangan. Kiriman ke luar pulau menunggu keberangkatan kapal, sehingga waktu tunggu pembeli jauh mengikuti tanggal berlayar, sementara jarak tempuh berpengaruh lebih kecil.

Tutor Edubia datang ke tempat barang itu berada. Sesi berjalan di ruang kantor gudang Anda, di rumah, di co-learning space Edubia, atau online ketika Anda sedang di luar kota.

Enam pokok di bawah dipelajari berurutan, dan tiap pokok memakai angka usaha Anda sebagai contohnya. Tutor memulai dari persediaan karena di situlah uang mengendap, lalu bergerak ke keputusan pemesanan, peramalan, gudang, dan pengiriman. Peserta yang sudah rapi pada satu pokok boleh melompat, dan urutannya disusun ulang pada pertemuan awal sesudah tutor membaca catatan Anda.

Cara tutor menghitung biaya persediaan bersama Anda

Biaya menyimpan barang jarang muncul sebagai satu baris di catatan keuangan, sehingga ia mudah terlewat. Padahal ia nyata: sewa gudang per meter persegi, listrik pendingin, tenaga yang menjaga dan menghitung, susut karena lembap dan hewan pengerat, serta bunga atas uang yang terkunci di barang. Sesi pertama tentang biaya dipakai menyusun daftar itu untuk usaha Anda, lalu membaginya ke tiap dus supaya kelihatan berapa mahal satu barang duduk sebulan.

Di seberangnya berdiri biaya memesan. Tiap pesanan menghabiskan waktu mengurus, biaya kirim masuk, dan waktu memeriksa barang datang. Dua biaya ini bergerak berlawanan arah. Memesan banyak sekaligus menurunkan biaya memesan sambil menaikkan biaya menyimpan, sementara memesan sedikit tetapi sering melakukan kebalikannya. Tutor melatih Anda menimbang keduanya untuk barang yang benar-benar Anda jual, dimulai dari sepuluh barang bernilai besar di catatan penjualan.

Dua biaya lain sering luput sepenuhnya: barang rusak dan barang lewat tanggal. Tumpukan yang terlalu tinggi memecahkan kemasan bawah, penanganan kasar saat bongkar menyobek karton, dan barang bertanggal yang terdorong ke belakang rak berakhir dibuang. Ketiganya dicatat sebagai kerugian di akhir tahun, padahal sebabnya keputusan pemesanan berbulan-bulan sebelumnya.

Sesi ditutup oleh satu lembar hitung sederhana yang Anda bawa pulang: berapa rupiah tertahan di gudang bulan ini, dan berapa yang sebenarnya sudah cukup.

Titik pesan ulang dan persediaan pengaman di kelas

Kesalahan yang berulang di banyak usaha dagang bentuknya sederhana: pesanan baru dibuat ketika rak sudah kosong. Padahal barang butuh waktu untuk sampai, dan selama menunggu itulah penjualan hilang. Titik pesan ulang menjawabnya dengan satu angka per barang, yaitu sisa stok yang menjadi tanda untuk memesan lagi.

Hitungannya berangkat dari pemakaian harian rata-rata, diambil dari catatan penjualan beberapa bulan ke belakang, lalu dikalikan waktu tunggu pemasok dalam hari. Barang yang keluar 20 dus sehari dari pemasok yang mengirim dalam 7 hari sudah menagih 140 dus tersisa saat pesanan dibuat. Angka itu belum menutup apa pun yang meleset.

Persediaan pengaman menutup sisanya. Ia cadangan untuk dua hal yang tidak bisa dipesan: permintaan yang tiba-tiba ramai dan pemasok yang telat. Semakin sering pemasok meleset dari janjinya, semakin tebal cadangan yang masuk akal. Cadangan terlalu tebal mengunci uang, sedangkan cadangan terlalu tipis mengosongkan rak. Tutor melatih Anda memilih titik yang wajar untuk tiap barang memakai catatan keterlambatan yang benar-benar terjadi di usaha Anda.

Sesudah angkanya jadi, langkah berikutnya ringan. Titik pesan ulang ditulis di kartu stok tiap barang, dan petugas gudang boleh memesan tanpa menunggu rapat. Keputusan yang tadinya menumpuk di meja pemilik berpindah ke angka yang bisa dibaca siapa saja.

Kemajuan di rantai pasok kelihatan dari angka, dan angka itu ditarik dari catatan yang sudah Anda simpan. Tutor menetapkan lima ukuran pada pertemuan awal, mencatat posisinya hari itu, lalu memeriksanya kembali tiap bulan bersama Anda. Ukuran yang bergerak ke arah yang keliru dibahas lebih dulu daripada yang sudah baik, sebab di situlah pelajaran berikutnya berada.

Peramalan permintaan yang dilatih tiap sesi

Ramalan permintaan sering dianggap tebak-tebakan, padahal bahannya sudah tersimpan di mesin kasir dan buku penjualan Anda. Latihannya berangkat dari yang sederhana: rata-rata penjualan beberapa bulan terakhir, lalu rata-rata yang memberi bobot lebih besar kepada bulan terbaru supaya perubahan pasar cepat terbaca.

Sesudah itu masuk pola musiman. Penjualan di Jawa Timur bergerak mengikuti kalender yang bisa ditebak: bulan puasa dan Lebaran, tahun ajaran baru, akhir tahun, serta musim hujan yang mengubah barang apa yang dicari orang. Pola itu ditarik dari penjualan tahun-tahun sebelumnya di usaha Anda sendiri, sehingga angkanya berpijak pada pembeli Anda.

Bagian yang jarang diajarkan justru yang menentukan: ramalan selalu meleset, dan yang bisa dikelola adalah besarnya meleset. Selisih antara ramalan dan penjualan nyata dicatat tiap bulan, lalu dirata-ratakan. Kalau selisihnya selalu condong ke satu arah, ramalan Anda berat sebelah. Condong ke atas melahirkan tumpukan, sedangkan condong ke bawah melahirkan rak kosong dan pesanan darurat yang biaya kirimnya mahal.

Tutor menutup pokok ini dengan satu kebiasaan murah: ramalan bulan depan ditulis sebelum bulan berjalan, disimpan, lalu dibandingkan dengan penjualan sebenarnya pada sesi bulan berikutnya. Tiga bulan menjalankannya sudah cukup untuk melihat sebesar apa Anda biasa meleset.

Efek cambuk yang dibahas tutor di sesi lanjutan

Ada gejala yang muncul di hampir semua jalur pemesanan berlapis, dan namanya efek cambuk. Bentuknya begini: pembeli akhir menaikkan pembelian sedikit saja, pengecer memesan lebih banyak daripada kenaikan itu karena takut kehabisan, distributor menambah lagi untuk cadangannya sendiri, dan pabrik di ujung melihat lonjakan yang jauh melampaui kenaikan aslinya. Ayunan itu membesar tiap kali naik satu tingkat.

Penyebabnya bisa disebut satu per satu. Pesanan dikirim dalam jumlah besar sekali waktu demi menghemat biaya kirim, sehingga pemasok membaca permintaan sebagai lonjakan yang tersendat, padahal penjualan di toko berjalan rata. Promosi yang muncul mendadak menarik pembelian bulan depan ke bulan ini, lalu meninggalkan bulan depan yang sepi. Lalu tiap tingkat menebak permintaan tingkat di bawahnya, sebab angka penjualan sebenarnya tidak pernah dibagikan ke atas.

Peredamnya dilatih pada sesi lanjutan. Angka penjualan nyata dibagikan kepada pemasok utama dalam bentuk sederhana, misalnya rekap mingguan satu halaman. Pesanan dipecah lebih kecil dan lebih sering ketika biaya kirimnya memungkinkan. Rencana promosi diberitahukan lebih awal supaya pemasok berhenti membaca lonjakannya sebagai perubahan permanen.

Bagi pemilik usaha di Surabaya yang memesan dari pabrik di kota lain, perubahan kecil ini sering menurunkan jumlah pesanan darurat, dan pesanan darurat itulah yang biaya kirimnya berlipat.

Waktu belajar orang yang mengurus barang jarang rapi. Ada pekan hitung fisik, ada hari kiriman besar datang, ada akhir bulan saat tagihan menumpuk. Jadwal sesi disusun mengikuti irama itu, dan peserta boleh menggeser pertemuan selama memberi tahu sehari sebelumnya. Empat pilihan tempat di bawah boleh dicampur dalam satu bulan yang sama.

Sesi les yang memakai gudang Anda di Rungkut atau Waru

Gudang mengajarkan hal yang tidak muncul di lembar kerja. Tutor yang duduk di kantor gudang bisa melihat kenapa satu barang selalu selisih saat dihitung, kenapa petugas berjalan jauh untuk mengambil barang yang keluar tiap hari, dan kenapa kiriman sore selalu terlambat berangkat.

Tata letak dibahas sebagai pekerjaan, dengan aturan yang sederhana. Barang cepat keluar didekatkan ke pintu supaya jarak jalan petugas pendek. Barang berat ditaruh di rak bawah. Barang sejenis dikumpulkan supaya pengambilan berhenti berpindah-pindah sisi. Gang antar-rak dijaga cukup lebar untuk troli penuh, sebab gang sempit melahirkan kemasan sobek.

Pencatatan dibahas berikutnya. Tiap barang masuk dan keluar dicatat pada hari yang sama, berikut nama orang yang mencatatnya. Selisih antara kartu stok dan barang di rak ditelusuri sebabnya sebelum angkanya diperbaiki, sebab menimpa angka begitu saja membuat sebabnya berulang bulan depan.

Hitung fisik dijadwalkan ulang bersama tutor. Menghitung seluruh gudang sekaligus menghentikan penjualan sehari penuh, sehingga banyak usaha memilih hitung bergilir: sebagian barang dihitung tiap pekan, dan barang yang sering selisih masuk giliran lebih rapat. Sesi les sengaja tidak diletakkan pada hari hitung fisik, dan justru ditaruh sesudahnya supaya angka yang dibahas masih segar di ingatan petugas.

Pengiriman terlihat seperti urusan sopir sampai biayanya dihitung per barang. Sesi tentang distribusi memakai daftar tujuan Anda sepekan terakhir, jarak kasar antar-titik, dan kapasitas kendaraan yang tersedia. Empat pekerjaan di bawah dilatih berurutan, dan hasilnya satu rencana rute yang bisa dibaca sopir tanpa penjelasan panjang.

Biaya les privat supply chain per sesi

Satu sesi les privat supply chain dan distribusi mulai Rp303.800 untuk pertemuan 90 menit di tempat Anda, dengan ritme dasar 4 sesi per bulan. Panjang 90 menit dipilih karena satu putaran hitungan persediaan jarang selesai lebih cepat: membaca catatan penjualan, menghitung pemakaian harian, lalu menetapkan titik pesan ulang untuk sekelompok barang menuntut waktu duduk yang utuh.

Peserta yang ingin memadatkan pembahasan boleh mengambil sesi 120 menit, dan tarifnya naik sampai Rp374.600 per sesi. Angka itu berlaku untuk pertemuan di rumah, di kantor gudang, atau di tempat lain yang Anda tentukan di dalam kota. Belajar di co-learning space Edubia menambah Rp15.000 per sesi, dihitung terpisah dari tarif kelas.

Perbandingan biaya untuk durasi dan ritme lain bisa Anda hitung sendiri lewat kalkulator biaya sebelum menghubungi tim. Penggantian tutor terbuka tanpa biaya tambahan bila pendamping yang datang kurang mengenal jenis barang Anda, dan pokok yang sedang dikerjakan diteruskan oleh penggantinya.

Pendaftaran serta pemilihan jadwal berjalan lewat halaman pendaftaran Edubia, dan tim menghubungi Anda kembali untuk memastikan alamat gudang serta jam yang cocok.

Siapa yang cocok mengambil kelas rantai pasok ini?

Tiga bentuk peserta berulang di kelas ini, dan ketiganya datang membawa pertanyaan berbeda.

Pemilik usaha dagang biasanya datang dengan keluhan yang mirip: uang habis di stok sementara barang yang laku justru kosong. Gudangnya penuh oleh barang yang bergerak pelan, dibeli karena harga borongan terasa murah waktu itu. Untuk peserta ini, pertemuan awal dipakai memisahkan barang yang benar-benar menghasilkan dari barang yang menahan modal.

Staf gudang yang baru naik jabatan datang dengan pertanyaan lain. Ia sudah paham fisik barang, tetapi keputusan berapa yang dipesan dan kapan baru saja diserahkan kepadanya. Sesi untuk peserta ini bertumpu pada hitungan titik pesan ulang, catatan waktu tunggu pemasok, dan cara menyusun alasan pemesanan supaya bisa dijelaskan dalam rapat.

Kelompok ketiga adalah pekerja yang berpindah dari penjualan atau keuangan ke bagian logistik. Istilah bagian barunya terasa asing, dan angka yang diminta berbeda dari angka yang biasa ia susun. Kelas dimulai dari kosakata kerja sehari-hari, lalu naik ke hitungan, supaya rapat bagian berhenti terasa berbahasa lain.

Peserta yang mengurus barang milik perusahaan lain dan peserta yang mengurus barang sendiri duduk di kelas yang sama, dengan angka yang berbeda.

Pendaftaran umumnya selesai dalam 1 sampai 5 hari kerja, dan sesi pertama bisa berjalan pada pekan yang sama. Sebelum tutor datang, tim Edubia menanyakan tiga hal: jenis barang yang Anda tangani, berapa pemasok yang aktif, dan siapa yang hari ini memutuskan pemesanan. Ketiga jawaban itu menentukan pendamping mana yang dicocokkan dan dari pokok mana kelas Anda dimulai.