Kursus Microsoft Office di Surabaya

Kursus Microsoft Office privat Surabaya: cakupan, biaya, dan jalur mulai

Dokumen kantor yang rapi lahir dari fitur yang jarang dibuka orang: gaya judul di Word, slide induk di PowerPoint, dan tautan data yang menghubungkan lembar kerja ke keduanya. Kursus Microsoft Office privat Edubia di Surabaya mengajarkan fitur itu dalam format satu tutor satu peserta, di rumah, di kantor peserta, atau lewat sesi daring untuk jam kerja yang berpindah-pindah.

Biaya mulai Rp186.500 untuk satu pertemuan 90 sampai 120 menit. Panjang itu dipilih supaya satu dokumen selesai dari halaman kosong sampai siap cetak dalam satu kali duduk. Peminatnya datang dari perkantoran Genteng dan Tegalsari, kampus di Sukolilo dan Mulyorejo, kawasan pabrik Rungkut, sampai kantor logistik di Waru dan Gedangan. Kalau gaya mengajar tutornya terasa kurang klop, tutor dapat diganti tanpa biaya tambahan.

Word dan PowerPoint menuntut cara berpikir yang berlainan

Word mengurus teks yang mengalir. Halaman di Word adalah akibat, sebab isinya yang menentukan di mana satu halaman berakhir. Peserta yang memperlakukannya seperti kertas kosong akan menekan Enter berkali-kali untuk mendorong judul ke halaman baru, dan susunan itu ambruk begitu satu paragraf ditambahkan di atasnya.

PowerPoint mengurus ruang yang punya durasi. Tiap salindia mendapat jatah perhatian yang pendek, kira-kira selama pembicara menerangkan satu hal, lalu perhatian ruangan berpindah. Salindia yang memuat lima gagasan sekaligus memaksa pendengar memilih sendiri gagasan mana yang ditunggu.

Perbedaan itu yang membuat program ini menaruh kedua aplikasi sebagai titik berat, ditambah satu lapisan ketiga: memindahkan angka dan kerangka dari satu aplikasi ke aplikasi lain tanpa mengetik ulang. Lembar kerja tetap dibahas seperlunya untuk keperluan surat massal dan grafik rapat, sementara pendalaman rumus, tabel ringkas, dan otomasi berada di kursus Excel Surabaya.

Gaya judul: satu perubahan yang menjalar ke seluruh naskah

Sebagian besar peserta membentuk judul bab dengan cara yang sama: blok teksnya, tebalkan, naikkan ukurannya menjadi 14, lalu ulangi untuk judul berikutnya. Cara itu berjalan mulus sampai ada satu permintaan sederhana dari atasan, misalnya seluruh judul diminta memakai jenis huruf lain. Empat puluh judul disisir manual, dan dua di antaranya selalu terlewat.

Gaya judul menyimpan penampilan itu di satu tempat. Judul ditandai sebagai Judul 1 lewat pintasan Ctrl+Alt+1, subbabnya Ctrl+Alt+2, dan ketika tampilannya perlu berubah, yang disunting cukup definisi gayanya. Seluruh naskah menyesuaikan seketika.

Manfaat lanjutannya baru terasa belakangan. Panel navigasi menampilkan seluruh judul sebagai daftar yang bisa diseret, sehingga memindahkan satu bab beserta isinya cukup dengan menggeser satu baris. Daftar isi otomatis membaca gaya yang sama. Penomoran bertingkat menempel padanya. Ekspor PDF menurunkan penanda navigasi darinya. Satu keputusan di awal membuka empat fitur sekaligus, dan itulah sebabnya pokok ini selalu diletakkan di pertemuan pertama.

Daftar isi otomatis dan pemisah bagian pada naskah panjang

Daftar isi yang diketik tangan adalah salinan mati dari susunan naskah. Satu bab disisipkan di tengah, seluruh nomor halaman bergeser, dan peserta membetulkannya satu per satu beberapa jam sebelum tenggat penyerahan. Daftar isi otomatis membaca gaya judul, lalu menyegarkan dirinya dengan satu tekanan F9.

Kesulitan berikutnya datang dari penomoran halaman. Bagian pengantar lazim memakai angka romawi kecil, sementara isi memakai angka biasa yang mulai dari satu. Peserta memasang pemisah bagian halaman berikutnya di antara keduanya, lalu menyetel penomoran isi. Yang sering terjadi: angka romawi di pengantar ikut berubah menjadi angka biasa.

Penyebabnya satu setelan yang tersembunyi di kaki halaman. Selama sambungan ke bagian sebelumnya masih menyala, kedua bagian berbagi satu pengaturan, jadi apa pun yang diubah di satu tempat menjalar ke tempat lain. Sambungan itu diputus dulu, baru formatnya disetel. Peserta membuktikannya sendiri di sesi yang sama dengan menyisipkan satu bab di tengah dokumen latihan dan memeriksa nomor halaman dari lembar pertama sampai lampiran.

Surat massal: satu naskah untuk ratusan penerima

Undangan rapat mitra, surat pemberitahuan kenaikan tarif, sertifikat pelatihan, dan tagihan bulanan punya bentuk yang sama: satu naskah, ratusan nama. Yang lazim terjadi, naskahnya disalin berulang lalu namanya diganti satu per satu, dan pekerjaan itu memakan satu hari penuh dengan risiko satu nama tertukar.

Surat massal mempertemukan naskah surat dengan kolom data di lembar kerja. Peserta menyiapkan kolomnya, memilih penerima, menyisipkan medan gabungan di tempat nama dan jabatan seharusnya berada, lalu melihat pratinjau penerima satu demi satu sebelum apa pun dicetak. Aturan bersyarat menambah kalimat berbeda untuk penerima tertentu, misalnya sapaan yang berlainan antara mitra lama dan mitra baru.

Jebakan yang hampir selalu muncul ada di format. Tanggal berubah menjadi susunan angka gaya asing, dan nominal rupiah kehilangan titik ribuannya, sebab data masuk sebagai teks mentah tanpa membawa format asalnya. Perbaikannya dikerjakan di kode medan: tekan Alt+F9, lalu pasang sakelar pemformatan, \# untuk angka dan \@ untuk tanggal. Satu baris tambahan itu menyelamatkan seluruh kiriman.

PowerPoint: satu gagasan tiap salindia

Paparan yang menyiksa ruangan hampir selalu lahir dari urutan kerja yang terbalik. Templat penuh hiasan dibuka lebih dulu, lalu paragraf laporan disalin utuh ke dalamnya. Pendengar membaca jauh lebih cepat daripada pembicara berbicara, jadi ruangan selesai membaca salindia sebelum kalimat pertama tuntas diucapkan, dan sisa waktunya dipakai untuk menunggu.

Urutan yang dilatih di sesi ini berangkat dari teks polos. Seluruh isi ditulis dulu di tampilan kerangka: judul salindia ditulis sebagai kalimat pernyataan yang berdiri sendiri, dan butir di bawahnya menjadi penopangnya. Judul semacam Penjualan Naik 18 Persen di Kuartal Kedua bekerja jauh lebih baik daripada judul berbunyi Hasil Penjualan, sebab pembaca yang cuma sempat melirik sudah menangkap maksudnya.

Tampilan kerangka sekalian menjadi alat pemeriksa. Teks yang diketik di kotak mengambang tak pernah muncul di kerangka, jadi salindia yang tampak penuh namun kosong di tampilan kerangka menandakan isinya diketik di tempat yang keliru. Baru sesudah kerangkanya tuntas, peserta memindahkannya ke tata letak dan menambahkan gambar atau grafik seperlunya.

Slide induk, huruf tersemat, dan laptop ruang rapat

Dek paparan yang disusun salindia demi salindia akan berbeda-beda ukuran judulnya, letak logonya bergeser beberapa milimeter, dan warnanya berselisih tipis. Slide induk menyimpan susunan tetap itu sekali untuk seluruh dek. Logo dipasang di induk, tata letak judul dan isi ditetapkan sebagai bentuk baku, dan warna tema disetel supaya grafik yang dibuat kemudian ikut memakai warna yang sama tanpa disetel ulang.

Masalah yang lebih sering merusak paparan justru datang di menit terakhir. Berkas dibawa ke ruang rapat, dibuka di laptop yang tersedia di sana, dan hurufnya berubah sendiri karena huruf yang dipakai memang tak terpasang di komputer itu. Tata letak bergeser, judul berpindah baris, dan pembicara membetulkannya di depan ruangan.

Ada dua kebiasaan penutup yang dilatih untuk itu. Pertama, penyematan huruf dinyalakan lewat pengaturan penyimpanan sebelum berkas dibawa keluar. Kedua, satu salinan PDF disiapkan sebagai cadangan, sebab PDF membawa tata letaknya sendiri dan terbuka di perangkat mana pun. Peserta menguji keduanya dengan membuka berkas di perangkat lain sebelum hari rapat.

Angka lembar kerja yang ikut berubah di dokumen dan salindia

Rekap penjualan hidup di lembar kerja, ringkasannya masuk ke laporan Word, dan grafiknya tampil di paparan rapat. Tiga tempat, satu angka. Ketika angkanya diperbarui semalam sebelum rapat, dua tempat lain akan tertinggal kalau grafiknya ditempel sebagai gambar diam.

Tempel spesial dengan tautan hidup menutup celah itu. Grafik yang ditempel dengan cara ini tetap menunjuk berkas asalnya, sehingga perubahan angka sumber terbawa ke salindia dan ke laporan begitu berkasnya dibuka dan tautannya disegarkan. Peserta membuktikannya di sesi yang sama: angka di lembar kerja diubah, salindia ikut berubah di depan matanya.

Kebalikannya juga dilatih, sebab tautan hidup punya sisi merepotkan. Berkas yang dikirim ke luar kantor sebaiknya diputus tautannya lebih dulu, supaya penerima tidak disambut peringatan tentang berkas sumber yang tak ditemukan di komputernya. Satu jalur lagi berjalan ke arah sebaliknya: kerangka laporan yang sudah ditata dengan gaya judul di Word dapat diubah menjadi susunan salindia PowerPoint tanpa satu kalimat pun diketik ulang, dan judul tingkat pertama menjadi judul salindia.

Cetak, ukuran kertas, dan berkas PDF yang terbuka di mana saja

Dokumen yang rapi di layar bisa berantakan begitu keluar dari pencetak. Penyebabnya sering sederhana: ukuran kertas di berkas berbeda dengan kertas yang dipakai kantor. Banyak instansi di Surabaya memakai F4 berukuran 21,5 kali 33 sentimeter, sementara pemasangan Office lazim berangkat dari ukuran lain, sehingga margin bawah meleset dan baris terakhir terdorong ke lembar berikutnya.

Ekspor PDF punya pilihan yang jarang dibuka dan justru menentukan. Penanda navigasi dapat diturunkan dari gaya judul, sehingga penerima laporan seratus halaman bisa melompat ke bab yang dicarinya, dan struktur dokumen dapat ditandai supaya pembaca layar mengenali urutan bacanya.

Dua kecelakaan cetak ikut dibahas. Komentar dan coretan revisi ikut tercetak karena pilihan mencetak markah masih tercentang. Berkas paparan menyentuh puluhan megabita karena foto kamera ponsel masuk apa adanya, lalu surel kantor menolak lampirannya beberapa jam sebelum tenggat.

Staf administrasi dan sekretariat di perkantoran Surabaya

Sebagian besar peserta bekerja di bagian yang keluarannya memang berupa dokumen: administrasi, sekretariat, personalia, dan pengadaan. Pekerjaannya berulang dan menuntut ketelitian. Surat keluar bernomor, notulen rapat, daftar hadir, dan dokumen penawaran yang harus rapi ketika dibaca pihak luar.

Kelompok ini memulai dari pembangunan templat. Setelah kop, gaya judul, dan penomoran tersimpan dalam satu berkas templat, pekerjaan harian berubah menjadi mengisi bagian yang memang berganti. Waktu penyusunan surat keluar biasanya turun dari setengah jam menjadi beberapa menit, dan bentuknya seragam dari satu penyusun ke penyusun berikutnya.

Pokok kedua untuk kelompok ini adalah surat massal, sebab undangan dan pemberitahuan selalu datang dalam jumlah besar menjelang akhir bulan. Pokok ketiga adalah revisi terlacak, yang menjadi penting begitu satu dokumen melewati tiga meja sebelum ditandatangani. Peserta dari kantor pemerintahan di Genteng dan Tegalsari umumnya menambahkan satu pertemuan khusus untuk ketentuan tata naskah dinas yang berlaku di instansinya.

Mahasiswa pascasarjana dan penyusun naskah panjang

Kelompok kedua menggarap skripsi, tesis, laporan penelitian, dan proposal hibah. Kesulitannya khas dokumen tebal: daftar isi yang harus diperbarui setiap bab bergeser, penomoran halaman yang berbeda antara bagian awal dan isi, keterangan gambar yang menyertakan nomor bab, serta sitasi yang jumlahnya puluhan.

Materi untuk kelompok ini menekankan gaya judul bertingkat, pemisah bagian, rujukan silang, dan pengelola sumber rujukan bawaan Word. Peserta juga berlatih membenahi naskah warisan yang terlanjur ditata manual, sebab tesis yang sedang berjalan jarang bisa dimulai ulang dari lembar kosong. Latihan itu memakai perintah pemilihan teks berformat serupa, yang mengubah puluhan judul manual menjadi bergaya dalam satu langkah.

Peminatnya banyak datang dari kampus di Sukolilo dan Mulyorejo, ditambah peserta yang berkuliah sambil bekerja dan hanya punya waktu pada malam hari. Untuk mereka, sesi daring dengan berbagi layar biasanya lebih masuk akal daripada perjalanan lintas kota, dan tutor tetap melihat langkah yang keliru saat itu juga.

Manajer dan pemilik usaha yang rutin memaparkan angka

Kelompok ketiga lebih sering berdiri di depan ruangan daripada mengetik. Yang diperlukan adalah paparan yang membuat pendengar menangkap angka dalam waktu singkat, dan yang menyediakan ruang bagi pertanyaan susulan. Satu gagasan tiap salindia, grafik yang jujur, dan catatan pembicara yang menampung kalimat panjang.

Sesi untuk kelompok ini memakai bahan rapat yang benar-benar akan dibawakan pekan itu. Tutor mendampingi penyusunan alur di tampilan kerangka, pemangkasan salindia berlebih, penataan slide induk supaya seragam, sampai gladi memakai mode pembicara. Rapat berikutnya menjadi ujian nyata hasil sesi, dan pertemuan sesudahnya dibuka dengan membahas bagian mana yang berjalan lancar.

Pemilik usaha yang menghadap calon klien mendapat satu pokok tambahan: menyiapkan dek yang aman dibawa ke tempat orang lain. Huruf disematkan, tautan data diputus pada salinan yang dikirim, dan satu berkas PDF disiapkan sebagai cadangan. Peserta dari kawasan niaga Wonokromo dan kawasan pabrik Rungkut umumnya mengambil pokok ini lebih dulu daripada pokok naskah panjang.

Jam sesi, jangkauan tutor, dan cara memulai

Pemesanan sesi dibuka jam tujuh pagi sampai jam sembilan malam, Sabtu dan Minggu ikut terbuka. Pegawai kantor umumnya menaruh jadwalnya sesudah jam pulang, penyusun naskah akademik lebih sering memilih siang. Penjadwalan ulang tersedia tanpa biaya bila ada rapat mendadak.

Tutor menjangkau seluruh kecamatan di Kota Surabaya, dari Krembangan dan Pabean Cantian di sisi utara sampai Gunung Anyar dan Rungkut di sisi timur, ditambah Waru, Gedangan, Taman, dan Sedati di sebelah selatan. Kawasan industri Rungkut menaungi ratusan perusahaan sejak 1974, dan staf kantornya peminat tetap program ini.

Peserta yang kantornya membatasi tamu biasanya memilih co-learning space Edubia dengan tambahan Rp15.000 tiap pertemuan, sementara kunjungan ke rumah maupun kantor tidak dikenai biaya tambahan. Taksiran biaya beberapa pilihan durasi dapat dilihat di kalkulator biaya. Mulailah dengan satu pesan WhatsApp yang menyebut jenis dokumen dan versi Office di perangkat Anda.